飲食店個人情報保護マニュアル【2026年版】｜予約台帳・LINE・防犯カメラ・漏えい対応

2026年10月30日

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飲食店の個人情報保護で最初に行うべきことは、難しい規程を作ることではありません。①取得する情報を必要最小限にする、②利用目的を示す、③保管場所と閲覧者を限定する、④不要になった個人データを消去する、⑤漏えい時の連絡手順を決める、という5点を日常業務に組み込むことが重要です。

予約台帳、顧客名簿、LINE、モバイルオーダー、食物アレルギーの申告、防犯カメラなど、飲食店には個人情報が集まる場面が数多くあります。個人情報データベース等を事業に利用していれば、店舗の規模にかかわらず個人情報取扱事業者に該当します。氏名と結び付いた電話番号や予約内容も個人情報です。（出典：個人情報保護委員会「飲食店を営んでいます。顧客から予約を受けるときに取得した個人情報を取り扱う際に、どんなことに注意すればよいですか。」）

本記事では、2026年10月29日時点の法令・ガイドラインを前提に、小規模店でも実行できる管理方法、利用目的の文例、漏えい時の初動を解説します。

2026年時点で飲食店が押さえるべき個人情報保護法

2026年改正法は公布済みだが、主要部分は施行前

2026年7月10日に改正個人情報保護法が成立し、同年7月17日に公布されました。主要部分は「公布の日から起算して2年を超えない範囲内において政令で定める日」から施行されます。2026年10月29日時点では施行日は決まっておらず、政令・規則・ガイドラインの整備が進められている段階です。（出典：個人情報保護委員会「令和8年改正個人情報保護法について」）

したがって、現在の店舗運営では施行中の個人情報保護法と通則ガイドラインを基準にします。一方、改正法には、16歳未満の本人に関する法定代理人の関与、顔特徴データ等に関する周知、委託先に対する規律など、飲食店にも関係し得る内容が含まれています。子ども向け会員制度や顔識別機能付きカメラを導入する店は、施行日と今後公表される下位規則を継続して確認してください。

「個人情報」「個人データ」「保有個人データ」の違い

個人情報保護法の義務は、情報の状態によって対象が異なります。店舗では次の3区分を理解しておきましょう。

区分	飲食店での例	主な注意点
個人情報	氏名付きの予約メモ、個人を識別できる防犯カメラ映像	利用目的の特定、適正な取得、目的外利用の制限など
個人データ	予約システムの顧客情報、検索できる紙の顧客台帳	安全管理、従業者・委託先の監督、漏えい報告など
保有個人データ	店舗が開示・訂正・利用停止等に対応する権限を持つ会員データ	所定事項の公表等、本人からの開示等請求への対応

紙の台帳でも、五十音順、予約日順、顧客番号順などに整理され、特定の情報を容易に検索できる状態なら、個人情報データベース等に該当し得ます。紙だから対象外になるわけではありません。

飲食店が守る実務上の基本

基本ルール	店舗で行うこと
利用目的の特定・通知・公表	予約、変更連絡、アレルギー確認、問い合わせ対応など、何に使うかを示す
目的外利用の制限	予約連絡用の電話番号を、説明なく販促へ流用しない
安全管理措置	閲覧権限、パスワード、施錠、持ち出し、削除方法を決める
従業者・委託先の監督	スタッフ教育を行い、予約・会員システム事業者の管理体制を確認する
第三者提供の管理	法令上の例外等を除き、本人の同意なく個人データを外部へ提供しない
本人請求への対応	保有個人データの開示、訂正、利用停止等を受け付ける窓口を決める

中小規模事業者が大企業と全く同じシステムを導入する必要はありません。ただし、店舗の規模、データの量・性質、漏えい時の影響に応じた安全管理措置は必要です。（出典：個人情報保護委員会「『中小規模事業者』も、大企業と同等の安全管理措置を講じなくてはいけませんか。」）

最初に作るべき「個人情報の棚卸し表」

新しいセキュリティ製品を契約する前に、何を、どこに、何のために保存しているかを確認します。紙、店舗端末、私物端末、クラウドサービスを横断して棚卸ししてください。

取得場面	主な情報	特に注意する点	削除時期を決める基準
電話・紙の予約台帳	氏名、電話番号、人数、来店日時	レジ横への放置、私物スマホでの撮影	来店、精算、問い合わせ、キャンセル対応等の終了後
予約サイト・予約管理システム	連絡先、予約履歴、要望	退職者アカウント、共有パスワード、CSVの放置	利用目的、契約内容、問い合わせ対応期間を踏まえて設定
LINE・メール	表示名、連絡先、問い合わせ内容	私用端末への保存、誤送信、販促への無断転用	問い合わせ終了、退会、配信停止後の必要性を確認
食物アレルギー申告	氏名、対象食材、症状、対応履歴	客席から見える掲示、不要な共有、長期保存	安全な提供と事後対応に必要な期間の終了後
防犯カメラ	顔、行動、来店日時	私的閲覧、映像の持ち出し、防犯目的からの転用	防犯目的に必要な期間を定め、自動上書き等で消去
会員・顧客台帳	誕生日、好み、来店履歴	必要以上に詳細な情報の蓄積、退会後の放置	会員期間と退会後の合理的な対応期間を基準にする

個人情報保護法には、一般的な個人情報について一律の保存年数は定められていません。ただし、利用する必要がなくなった個人データは、遅滞なく消去するよう努める必要があります。税法、労働法、取引関係法令などに保存義務がある書類は、個人情報保護法だけで判断せず、該当法令の保存期間を優先してください。（出典：個人情報保護委員会「取得した個人情報は、いつ廃棄しなければなりませんか。」）

小規模な飲食店でもできる個人情報管理の7手順

手順1　取得項目を必要最小限にする

予約に住所や生年月日が不要なら取得しません。電話予約では、氏名、連絡先、日時、人数など、予約管理に必要な項目へ絞ります。取得する情報が少なければ、漏えい時の影響も抑えられます。

クレジットカード番号、身分証番号、家族構成など、通常の予約管理に不要な情報を台帳へ書かないことも重要です。

手順2　利用目的を適切な時点で示す

Webフォームや紙の申込書で本人から直接個人情報を取得する場合は、原則として入力・記入前に利用目的を明示します。電話予約では、あらかじめ公式サイトや店頭で公表する方法が実務的です。公表していない場合は、取得後速やかに通知または公表する必要があります。ただし、取得状況から利用目的が明らかな場合などには例外があります。

予約情報の利用目的文例

当店は、予約の受付・変更・確認、来店時のサービス提供、お問い合わせ対応、食物アレルギー等の安全確認、キャンセル対応のために、氏名、電話番号、メールアドレス、予約内容等を利用します。販売促進に利用する場合は、その目的を別途明示します。

予約情報をキャンセル料の請求や無断キャンセル対応に利用する場合は、利用目的に加え、キャンセル条件も予約確定前に確認できるようにします。表示方法は、飲食店キャンセルポリシー作成ガイド【2026年版】も参考にしてください。

手順3　保管場所を一本化する

予約情報が紙台帳、店長のスマートフォン、店舗タブレット、スタッフ個人のLINEへ分散すると、退職時の回収や一括削除が困難になります。原則として、店舗が管理する予約システム、業務端末、施錠できる保管庫へ集約します。

予約台帳を営業時間外にレジ上へ置かない
予約情報を私物スマホで撮影しない
CSVファイルをダウンロードしたまま放置しない
共有端末に画面ロックを設定する
メールやチャットへ顧客情報を必要以上に転記しない

手順4　閲覧できる人を役割で限定する

予約確認はホール責任者、会員データの出力は店長、システム設定は経営者など、業務上必要な範囲で権限を分けます。

可能な限り個別アカウントを発行し、退職・異動時には速やかに停止します。やむを得ず共通アカウントを使う場合も、パスワードの掲示や他サービスとの使い回しを避け、変更責任者を決めてください。

手順5　スタッフの禁止事項を明文化する

顧客情報を私用端末へ保存しない
有名人や知人の来店情報を第三者へ話さない
予約画面や防犯カメラ映像をSNSへ投稿しない
誤送信、紛失、不正アクセスの疑いを隠さず報告する
退職時に紙資料、端末、鍵、アカウントを返却する

初日研修だけで終わらせず、研修日、対象者、説明内容を簡単に記録します。

手順6　予約・会員システムの委託先を確認する

クラウド型の予約管理、POS、モバイルオーダー、メール配信を利用しても、店舗側の安全管理や委託先監督が不要になるわけではありません。サービスの規約やセキュリティ資料で、次の点を確認します。

保存されるデータと、確認可能な範囲での保存国・地域
アクセス制御、暗号化、バックアップ
再委託の有無と管理方法
漏えい・障害発生時の店舗への連絡方法
契約終了時のデータ出力・削除方法
問い合わせ窓口と緊急連絡先

委託先が別のクラウドサービスを利用し、再委託に当たる場合があります。個人情報保護委員会は、委託元がクラウドサービスの安全性等を確認する必要性を示しています。（出典：個人情報保護委員会「クラウドサービス提供事業者が個人情報保護法上の個人情報取扱事業者に該当する場合の留意点について」）

手順7　削除日と削除担当者を決める

「不要になったら消す」というルールだけでは実行されません。月末に予約CSVを確認する、退会者データを定期確認する、防犯カメラは設定した期間で自動上書きするなど、作業日と担当者を決めます。

紙は判読できない状態に裁断し、端末やクラウドではごみ箱へ移すだけでなく、サービスの仕様を確認して削除します。

予約台帳・LINE・アレルギー・防犯カメラの注意点

予約台帳と顧客メモ

「前回クレーム」「遅刻常習」などの主観的な記録は、必要性と表現を慎重に検討します。事実確認できない評価、侮辱的な表現、接客に不要な私生活情報は記録しないことが基本です。

トラブル対応を記録する場合は、日時、発生した事実、店舗の対応など、後から説明できる客観的な内容に限定します。

LINE・メール配信

予約連絡のために取得した連絡先を販促へ使う場合は、販促利用を利用目的に含め、配信停止方法を分かりやすく示します。スタッフ個人のLINEアカウントで予約を受ける運用は、退職や端末紛失時の回収が難しいため避けるのが安全です。

店舗管理のアカウントを使う場合も、管理者権限、ログイン端末、退職時の権限停止を決めます。公式アカウントの運用方法は、飲食店のLINE公式アカウント活用法も参考にしてください。

食物アレルギー情報

食物アレルギーに関する申告が、すべて一律に要配慮個人情報となるわけではありません。ただし、医師の診断、病歴、診療・調剤情報などに当たる内容は要配慮個人情報に該当し得ます。例えば「医師から食物アレルギーと診断された」「過去にアナフィラキシーで治療を受けた」といった情報は、通常の好みや苦手食材の申告より慎重に扱う必要があります。

要配慮個人情報の取得には原則として本人の同意が必要です。本人が予約フォーム等へ自ら入力する場合は、取得への同意が認められ得ますが、利用目的を明示し、安全な料理提供に必要な範囲を超えて詳しい病歴を求めないでください。

厨房へ伝える際も、客席から見える場所への掲示や、必要以上に広いグループチャットへの投稿は避けます。具体的な接客・調理手順は、飲食店食物アレルギー対応マニュアル【2026年版】と合わせて整備してください。

防犯カメラ

個人を識別できる映像は個人情報に該当します。一方、日時だけで検索でき、特定人物の映像を検索できるよう体系的に構成されていない場合は、直ちに個人情報データベース等に該当するとは限りません。（出典：個人情報保護委員会「防犯カメラやビデオカメラなどで記録された映像情報は、個人情報データベース等に該当しますか。」）

撮影範囲を防犯目的に必要な場所へ限定する
更衣場所などプライバシー性の高い場所を撮影しない
映像を閲覧できる担当者と閲覧理由を決める
USBや私物スマホへのコピーを禁止する
保存期間を設定し、不要な映像を消去する
防犯映像を説明なく顧客分析へ転用しない

カメラの存在を本人が容易に認識できない設置方法では、撮影を認識できるようにする措置が必要です。外観上カメラであることが明らかな場合でも、「防犯カメラ作動中」などの掲示を行うことが望ましいとされています。

顔識別機能を使用する場合は、通常の録画型カメラとは異なり、顔識別機能を使うことや具体的な利用目的を明らかにする必要があります。防犯目的で取得した映像や顔特徴データをマーケティングへ転用する場合は、原則として本人の同意が必要です。（出典：個人情報保護委員会「カメラに関するQ＆A」）

AIカメラの機能例は、飲食店の防犯カメラとAI分析の活用記事も参考になりますが、法的な取扱いは個人情報保護委員会の資料を優先して確認してください。

個人情報を漏えいしたときの初動マニュアル

誤送信や端末紛失が起きたとき、現場スタッフだけで処理すると報告の遅れや証拠の消失につながります。次の順番を店舗マニュアルへ入れてください。

内部報告と拡大防止：責任者へ直ちに報告し、アカウント停止、共有リンク無効化、遠隔ロック等を行う
事実関係の調査：発覚時刻、対象データ、対象人数、送信先、端末、操作履歴を記録する
影響範囲の特定：漏えいした情報の種類、閲覧可能だった人、二次被害の可能性を確認する
報告対象か判定：要配慮個人情報、財産的被害、不正行為、対象人数の要件を確認する
本人対応：必要な事実と二次被害防止策を、状況に応じて速やかに通知する
再発防止：権限、端末、研修、メール送信、委託先との連絡手順を見直す

個人情報保護委員会への報告義務が生じるのは、主に次の事態です。

要配慮個人情報を含む個人データの漏えい等、またはそのおそれ
不正利用により財産的被害が生じるおそれがある個人データの漏えい等
盗難、不正アクセス、従業者による持ち出しなど、不正目的の行為による漏えい等
1,000人を超える本人に関する個人データの漏えい等

報告対象事態を知った場合は速やかに速報を行います。「概ね3～5日以内」は目安であり、報告を待ってよい猶予期間ではありません。確報は原則30日以内、不正目的の行為による事態は60日以内です。報告対象事態では本人への通知も必要です。（出典：個人情報保護委員会「漏えい等の対応とお役立ち資料」）

想定ケース	実務上の対応
検索可能な予約台帳が店舗外で盗まれた	不正目的の行為による可能性があるため、直ちに報告対象該当性を確認する
診断・病歴に当たるアレルギー情報を別の客へ誤送信した	要配慮個人情報を含む個人データであれば、少人数でも報告対象となり得る
氏名と予約日時だけのメールを1人へ誤送信した	内容によって報告義務の有無は異なるが、回収依頼、本人対応、社内記録は行う
予約システムへ不正アクセスがあった	流出が確定していなくても、漏えいのおそれを含めてシステム会社と調査する

報告義務の判断は、情報の状態や事案ごとに異なります。迷う場合は個人情報保護委員会の相談窓口や、個人情報保護に詳しい弁護士へ早めに相談してください。

プライバシーポリシーに入れる項目

公式サイトへプライバシーポリシーを掲載する場合は、少なくとも次の項目を整理します。サイトがない店舗は、店内への掲示や備付けなど、本人が確認できる方法を用意してください。

事業者の名称、住所、法人の場合は代表者名
予約、会員登録、問い合わせ等で取得する情報
利用目的
第三者提供、業務委託、共同利用の取扱い
安全管理措置の概要
保有個人データの開示、訂正、利用停止等の手続
苦情・問い合わせ窓口
制定日と最終改定日

安全管理措置は、保管庫の場所や認証方法など、公開によりセキュリティを損なう具体的内容まで掲載する必要はありません。「アクセス権限の管理、従業者教育、盗難防止、不正アクセス対策を実施しています」など、支障のない範囲で概要を示します。

簡易文例

当店は、取得した個人情報を、予約管理、来店時のサービス提供、お問い合わせ対応、安全確認および事前に明示した販売促進の目的で利用します。法令に基づく場合等を除き、本人の同意なく個人データを第三者へ提供しません。個人データについて、アクセス制限、従業者教育、盗難・不正アクセス防止等の安全管理措置を講じます。保有個人データの開示等に関するお問い合わせは、下記窓口までご連絡ください。

この文例だけで全店舗の法的要件を満たすとは限りません。実際に利用する予約サイト、決済、会員制度、カメラ、共同利用の有無に合わせて修正してください。